目的
「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57条。以下「法」という。）を踏まえ、名古屋西間税会（以下「当会」という。）における個人情報の取 扱いに関して、個人の人格尊重の理念の下に、個人情報を適正に取り扱うべきことを定め、もって、個人情報ひいては個人の権利利益の保護に資することを目的 とする。
定義
この規程において、「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別するこ とができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいい、媒体又は情報処理の 形態を問わない。
利用目的の明示
個人情報を取得するに当たっては、次に掲げる場合を除き、本人がその取扱いについての諾否を判断できる程度にその利用目的を明示しなければならない。
- 利用目的を明示することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 利用目的を明示することにより当会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
- 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を明示することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
適正な取得
個人情報を収集するに当たっては、適法かつ公正な手段により行う。
利用及び提供の制限
あらかじめ本人の同意がある場合を除き、当初の利用目的に照らして合理的と認められる範囲を超えて個人情報を利用し、又は提供してはならない。前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関若しくは地方公共団体から委託を受け、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
個人情報の正確性の保護
利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努める。
個人情報の適切な廃棄
利用目的に照らし保有する必要がなくなった個人情報は、確実かつ速やかに廃棄又は消去する。
個人情報保護管理者
個人情報の保護体制の実施、運用等を行う責任者として、個人情報保護管理者を置くこととし、事務局長をこれに当てる。
安全管理措置
個人情報保護管理者は、個人情報の盗難、漏えい、紛失、破壊、改ざんの防止その他の個人情報の安全管理のために必要な措置を講じる。個人情報保護管理者 は、従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対して必要かつ適切な監督を行う。
個人情報の委託処理に関する措置
個人情報保護管理者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
個人情報の漏えい等の事故が発生した時の対応
当会の従事者等は個人情報の漏えい等の事故の兆候を察知した場合は、直ちに個人情報保護管理者に連絡する。連絡を受けた個人情報保護管理者は、二次被害の防止、類似事故の発生回避等の観点から、必要な調査を行い、事案に即して次の措置を適切に講じる。
- 事故が発生した個人情報の範囲の特定
- 当該個人情報の重要度の評価
- 当該個人情報の漏えい経路の特定等、事故の事実関係等の把握
- 可能な範囲での事故の事実関係等の公表
- 当該個人情報に係る本人への対応
- 当該個人情報の原状回復
- 当該個人情報に係る安全管理体制及び類似の他の個人情報に係る安全管理体制の見直し
- 犯罪性がある場合は、警察への被害届の提出及び告訴
個人情報保護管理者は、個人情報の漏えい事故等の発生を把握した場合には、直ちに所管の税務署に事実関係を連絡する。
開示
当会の保有する個人情報について、当該個人情報の本人から開示の申出があったときは、原則として合理的な期間内にこれに応ずる。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないこととする。
- 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利害を害するおそれがある場合
- 当会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 他の法令に違反することとなる場合
訂正等
本人から、個人情報の内容が事実でないという理由によって、その内容の訂正、追加又は削除を求められた場合には、原則として合理的な期間内にこれに応ずる。
個人情報の利用又は提供の中止
本人から自己情報を利用し、又は提供することを拒まれたときは、原則として合理的な期間内にこれに応ずる。
苦情および相談
個人情報に関して、本人からの苦情及び相談があったときは、適切に処理しなければならない。
罰則
この規程に違反した場合、就業規則、協定書、契約書又は覚書等に従って、処分の対象となる場合がある。故意または、重大な過失により当会に損害を与えた場合は、法的措置が講じられる場合がある。